Referat Budżetu i Finansów

Do podstawowych zadań Referatu Budżetu i Finansów należy w szczególności:

1. przygotowywanie danych do projektu budżetu,
2. prowadzenie księgowości syntetycznej budżetu, dochodów, wydatków gminnych funduszy celowych na zasadach określonych przepisami ustaw,
3. dokonywanie analiz realizacji budżetu oraz wypracowywanie wniosków w tym zakresie,
4. prowadzenie ewidencji składników mienia gminnego, środków trwałych w użytkowaniu oraz dokonywanie rozliczenia okresowych inwentaryzacji,
5. sprawozdawczość w zakresie prowadzonych spraw,
6.  rozliczanie materiałów,
7. prowadzenie ewidencji analitycznej budżetu gminy, funduszy celowych,
8. przygotowywanie danych do sprawozdań finansowych,
9. sprawozdawczość finansowa,
10. wstępna i bieżąca kontrola dokumentów księgowych,
11. naliczanie wynagrodzeń i pochodnych,
12. sporządzanie raportów i deklaracji ubezpieczeń społecznych,
13. prowadzenie ubezpieczeń obowiązkowych,
14. planowanie budżetu
15. sprawozdawczość w zakresie wynagrodzeń,
16. prowadzenie obsługi kasowej,
17. gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania,
18. bieżące sporządzanie raportów kasowych,
19. prowadzenie i załatwianie innych spraw związanych z gospodarką finansową gminy,
20. sprawowanie nadzoru i kontroli nad gospodarką finansową jednostek organizacyjnych Gminy,
21. współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową oraz Urzędem Skarbowym i bankami.

Pracownicy Referatu Budżetu i Finansów:

Skarbnik Gminy Biała Podlaska:
Agata Olichwirowicz

Pracownicy:
Katarzyna Iwaniuk, tel. 83 8889 214
Magdalena Rozwadowska, tel. 83 8889 214
Joanna Sołoducha, tel. 83 8889 201
Anna Bebkiewicz, tel. 83 8889 217
Natalia Klimiuk, tel. 83 8889 217
Aleksandra Wasilewska, tel. 83 8889 213
Sylwia Nikończuk-Turska, tel. 83 8889 213
Joanna Szykut, tel. 83 8889 213

Referat Podatków i Opłat
Do podstawowych zadań Referatu Podatków i Opłat należy w szczególności:

1. przygotowywanie danych do projektów uchwał w sprawach związanych z podatkiem rolnym, leśnym, od nieruchomości, od środków transportowych,
2. przygotowywanie danych do projektu budżetu i dokumentów towarzyszących zgodnie z uchwalonymi przez Radę Gminy stawkami podatku,
3. wymiar podatków i opłat lokalnych, pobór, ich windykacja oraz prowadzenie kontroli w tym zakresie,
4. wydawanie zaświadczeń w sprawach zobowiązań pieniężnych,
5. zaświadczeń o stanie majątkowym,
6. przygotowanie dokumentacji do wypłat prowizji z tytułu inkasa podatków sołtysom oraz kontrola rozliczeń kontokwitariuszy,
7. kontrola deklaracji podatkowych,
8. przygotowywanie decyzji w sprawach udzielania ulg, odroczeń i umorzeń należności podatkowych,
9. bieżąca aktualizacja danych odnośnie gospodarstw rolnych, nieruchomości, lasów, środków transportu,
10. kontrola prawidłowości potwierdzeń danych o posiadaniu gospodarstwa i jego przychodowości,
11. prowadzenie ewidencji oraz niezbędnej dokumentacji w zakresie wyłączeń gospodarstw rolnych z produkcji rolnej,
12. sporządzanie i prowadzenie rejestrów przypisów i odpisów zobowiązań pieniężnych, podatku od nieruchomości, leśnego,
13. sprawozdawczość w zakresie podatków,
14. organizowanie inkasa podatków, opłat lokalnych i innych należności finansowych,
15. współpraca z Urzędem Skarbowym w zakresie egzekucji należności pieniężnych,
16. współpraca z Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego w zakresie zaopatrzenia emerytalno –  rentowego rolników,
17. wnioskowanie i przygotowywanie dokumentów oraz dokonywanie zabezpieczeń hipotecznych,
18. wydawanie zaświadczeń z zakresu prowadzonych spraw,prowadzenie księgowości podatkowej – podatek rolny, leśny, od nieruchomości, od środków transportowych,
19. ewidencja realizacji zobowiązań i udzielanych odroczeń terminów płatności podatków,wykonywanie innych prac zleconych przez Wójta, a wynikających z przepisów szczególnych.

Pracownicy Referatu Podatków i Opłat:

Kierownik referatu:
Renata Krokos, tel. 83 8889 236

Pracownicy:
Monika Makarewicz, tel. 83 8889 206
Agata Jakimiuk, tel. 83 8889 206
Aleksandra Majewska, tel. 83 8889 246
Magdalena Weremko, tel. 83 8889 246

Referat Rolnictwa i Ochrony Środowiska

Do podstawowych zadań Referatu Rolnictwa i Ochrony Środowiska należy w szczególności:

1. ewidencjonowanie i wnioskowanie mienia komunalnego do zagospodarowania,przygotowywanie projektów uchwał dotyczących mienia komunalnego,
2. prowadzenie scaleń nieruchomości i ponownych podziałów na działki budowlane,
3. ustalanie opłat adiacenckich,
4. rozgraniczanie nieruchomości,
5. opiniowanie i zatwierdzanie projektów podziału nieruchomości,
6. współpraca z Agencja Własności Rolnej Skarbu Państwa, Wydziałem Geodezji i Gospodarki Gruntami Starostwa Powiatowego w zakresie gospodarki ziemią,
7. prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą, dzierżawą i oddaniem w wieczyste użytkowanie,
8. nakazywanie użytkownikom maszyn lub innego urządzenia technicznego wykonywanie czynności ograniczających uciążliwość dla środowiska,
9. prowadzenie spraw związanych z wynajmem budynków,naliczanie czynszów dzierżawnych z najmu oraz opłat rocznych z tytułu użytkowania wieczystego gruntów,
10. prowadzenie spraw związanych z komunalizacją gruntów,
11. przygotowywanie opinii o przeznaczeniu gruntów nieleśnych do zalesienia,
12. koordynowanie i nadzór grupowego zarządu wspólnotami i mieniem gminnym,
13. współdziałanie z odpowiednimi organami w zakresie zwalczania zakaźnych chorób zwierzęcych, łowiectwa, ochrony roślin przed szkodnikami i chwastami,
14. przyjmowanie informacji o pojawieniu się chorób, szkodników i chwastów,
15. przyjmowanie i przekazywanie zgłoszeń o podejrzeniu o zachorowanie lub zachorowaniu zwierząt na chorobę zakaźną – powiadomienie sąsiednich gmin i najbliższej jednostki Policji,
16. przygotowywanie zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów z terenu nieruchomości oraz naliczanie opłat z tego tytułu, a także naliczanie kar z ustawy o ochronie przyrody,
17. prowadzenie spraw wynikających z ustawy prawo wodne, w tym udział w rozprawach wodnoprawnych,
18. prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie środowiska i przygotowywanie projektów uchwał w tym zakresie,
19. prowadzenie i załatwianie innych spraw związanych z merytorycznymi zadaniami referatu.

Pracownicy Referatu Rolnictwa i Ochrony Środowiska:

Kierownik referatu:
Arkadiusz Drąg, tel. 83 8889 204

Pracownicy:
Szczepan Baczkura, tel. 83 8889 218
Inga Kulicka, tel. 83 8889 218 
Krzysztof Kempka, tel. 83 8889 235
Marcin Pawluczuk, tel. 83 8889 265
Renata Janowska, tel. 83 8889 205
Agata Ławecka, tel. 83 8889 223
Katarzyna Sokulska, tel. 83 8889 233
Kinga Mydlak, tel. 83 8889 203

Referat Oświatowy

Do podstawowych zadań Referatu Oświatowego należy w szczególności:

1. Prowadzenie spraw osobowych dyrektorów i nauczycieli, pracowników administracji
   i obsługi szkół, przedszkola i żłobka.
2. Przygotowywanie projektów uchwał rady gminy i zarządzeń wójta wynikających z przepisów  prawa oświatowego.
3. Prowadzenie spraw w zakresie szkolnictwa specjalnego.
4. Prowadzenie ewidencji szkół i placówek niepublicznych oraz spraw związanych z odmową wpisu do ewidencji, wykreśleniem z ewidencji, nadawaniem i cofaniem uprawnień szkół publicznych.
5. Prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli wynikającym z kompetencji organu prowadzącego szkoły i placówki oświatowe.
6. Określanie zasad podziału środków na doskonalenie zawodowe nauczycieli.
7. Sprawowanie nadzoru nad realizacją procedur związanych z ustawą Prawo zamówień publicznych w szkołach i placówkach oświatowych.
8. Ustalanie potrzeb w zakresie inwestycji i remontów obiektów oświatowych.
9. Współpraca z samorządami i organami administracji rządowej właściwymi w sprawach oświaty.
10. Prowadzenie spraw w zakresie przyznawania uczniom stypendiów i zasiłków szkolnych.
11. Prowadzenie spraw związanych z dowożeniem uczniów do szkół.
12. Rozliczanie kart drogowych i czasu pracy kierowców autobusów szkolnych.
13. Prowadzenie dokumentacji związanej z procedurą dofinansowania pracodawców zawierających z młodocianymi pracownikami umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego praktycznej nauki zawodu.

Pracownicy referatu:

Kierownik Referatu:
Monika Parchomiuk, tel. 83 8889 245

Pracownicy:
Renata Torenc, tel. 83 8889 255
Ewelina Maksymiuk, tel. 83 8889 215

Referat ds. Obywatelskich i Organizacyjnych

Do podstawowych zadań Referatu ds. Obywatelskich i Organizacyjnych należy w szczególności:

1. Prowadzenie rejestru mieszkańców.
2. Zameldowanie i wymeldowanie z miejscu pobytu stałego lub czasowego.
3. Wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu.
4. Przyjmowanie zgłoszeń wyjazdu poza granice Rzeczypospolitej Polskiej oraz powrotu z wyjazdu.
5. Prowadzenie postępowań administracyjnych z urzędu lub na wniosek oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawie zameldowania lub wymeldowania z pobytu stałego lub czasowego.
6. Przyjmowanie wniosków i wydawanie dowodów osobistych.
7. Wydawanie zaświadczeń o utracie dowodu osobistego.
8. Udostępnianie danych o wydanych i unieważnionych dowodach osobistych.
9. Udzielanie informacji i poświadczeń adresowych.
10. Organizacja wyborów i referendów.
11. Realizowanie zadań z zakresu ochrony p.poż.
12. Organizowanie gminnych służb ratowniczych, prowadzenie inwentaryzacji majątku ochotniczych straży pożarnych.
13. Rozliczanie kart drogowych samochodów bojowych ochotniczych straży pożarnych.
14. Koordynowanie przygotowań i realizacja przedsięwzięć obrony cywilnej.
15. Prowadzenie czynności związanych z wykonywaniem powszechnego obowiązku obrony oraz współdziałanie z organami wojskowymi w administrowaniu rezerwami osobowymi do celów powszechnego obowiązku obrony.
16. Przeprowadzanie kwalifikacji wojskowej i udział w pracach komisji kwalifikacyjnej.
17. Przygotowywanie wniosków na zezwolenie i nadzorowanie zbiórek publicznych.
18. Prowadzenie archiwum zakładowego.
19. Obsługa gminnej poczty elektronicznej oraz e-PUAP.
20. Obsługa przesyłek listowych.
21. Prowadzenie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG);
22. Wydawanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
23. Prowadzenie spraw z zakresu opieki nad grobami i cmentarzami wojennymi.

Pracownicy referatu:

Kierownik Referatu:
Emilia Lipka, tel. 83 8889 237

Pracownicy:
Mirosław Byszuk, tel. 83 8889 211
Lucyna Niewiadomska, tel. 83 8889 207

Referat Administracyjny

Do podstawowych zadań referatu Administracyjnego należy w szczególności:

1. Zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu.
2. Prowadzenie sekretariatu urzędu.
3. Prowadzenie dokumentacji związanej z przyjmowaniem i załatwianiem skarg i wniosków.
4. Prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu oraz dyrektorów
   (kierowników) gminnych jednostek organizacyjnych.
5. Prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta.
6. Prowadzenie spraw staży i praktyk zawodowych.
7. Obsługa informatyczna urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych (GJO) oraz administracja serwerem i siecią komputerową urzędu gminy.
8. Prowadzenie strony internetowej urzędu.
9. Nadzór i prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej.
10. Opracowywanie i realizacja procedur polityki bezpieczeństwa systemów informatycznych urzędów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
11. Prowadzenie wewnętrznej ewidencji sprzętu komputerowego przynależnego do poszczególnych stanowisk pracy w urzędzie oraz zainstalowanego oprogramowania.
12. Prowadzenie biura rady gminy, w tym zapewnienie obsługi administracyjnej, załatwianie wszelkich spraw kancelaryjno-technicznych związanych z obsługą rady gminy oraz jednostek pomocniczych gminy.
13. Przygotowanie pod względem organizacyjnym posiedzeń rady gminy oraz udział w sesjach.
14. Prowadzenie sekretariatu Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego Rady.
15. Protokołowanie obrad sesji Rady Gminy.
16. Prowadzenie rejestru uchwał Rady Gminy.
17. Umieszczanie podjętych uchwał w Biuletynie Informacji Publicznej.
18. Prowadzenie spraw związanych z wygaśnięciem mandatu radnego, zmian w składzie osobowym rady i jej organów.
19. Współpraca z sołectwami.
20. Realizacja zadań wynikających z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

Pracownicy referatu:

Kierownik Referatu:
Aneta Olszewska, tel. 83 8889 238

Pracownicy:
Rafał Mikulski, tel. 83 8889 280
Maja Fila, tel. 83 8889 208

Referat Inwestycji i Drogownictwa

Do podstawowych zadań referatu Inwestycji i Drogownictwa należy w szczególności:

• tworzenie i rozwijanie infrastruktury gminnej w taki sposób, aby przyczynić się do wzrostu innowacyjności gospodarki i ułatwienia funkcjonowania zakładów produkcyjnych, sieci usług, tworzenia nowych miejsc pracy,
• podejmowanie działań zmierzających do lokalizowania na terenie gminy przedsiębiorstw, zakładów pracy oraz tworzenie systemu bodźców zachęcających do lokowania kapitału przez inwestorów strategicznych,
• wykorzystywanie środków pomocowych Unii Europejskiej oraz innych środków zewnętrznych do dofinansowania zadań gminy,
• rozliczanie robót budowlanych zleconych przez Wójta,
• prowadzenie spraw inwestycji gminnych (wodociągi, kanalizacja, drogi),
• opracowywanie projektów inwestycji na terenie gminy,
• nadzorowanie remontów w podległych jednostkach gminy,
• udział w przygotowywaniu niezbędnych dokumentów do przetargów dotyczących inwestycji i remontów gminnych ujętych w budżecie gminy,
• wydawanie opinii w sprawie zaliczenia drogi do kategorii dróg gminnych oraz w sprawie przebiegu dróg gminnych,
• planowanie budowy, modernizacji i utrzymania dróg gminnych,
• wydawanie decyzji o ochronie i zajęciu pasa drogowego oraz o umieszczaniu obcych urządzeń w pasie drogowym,
• wydawanie zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego drogi gminnej,
• prowadzenie ewidencji punktów świetlnych na drogach gminnych,
• organizowanie transportu lokalnego,
• ścisłe przestrzeganie i realizacja ustawy Prawo zamówień publicznych oraz wydawanych w tym zakresie zarządzeń Wójta Gminy,
• aktualizowanie bazy przepisów prawa realizowanych w referacie,
• ścisła współpraca z pracownikiem ds. pozyskiwania funduszy, zamówień publicznych i promocji gminy.

Pracownicy referatu:

Kierownik Referatu:
Katarzyna Strycharz, tel. 83 8889 209

Pracownicy:
Marek Głuchowski, tel. 83 8889 210
Karolina Cybulska, tel. 83 8889 230
Tomasz Adamiuk, tel. 83 8889 250

Biuro ds. pozyskiwania funduszy i promocji gminy

Do podstawowych zadań Biura ds. pozyskiwania funduszy i promocji gminy w szczególności należy:

1. Prowadzenie spraw z zakresu pozyskiwania środków zewnętrznych.
2. Realizacja zadań wynikających z ustawy Prawo zamówień publicznych:

• organizowanie i przeprowadzanie postępowań dotyczących zamówień publicznych dla gminy i jednostek organizacyjnych obsługiwanych przez urząd oraz rejestru tych zamówień;
• sporządzanie i uzgadnianie umów, zamówień dla prac i zadań objętych zamówieniami publicznymi;
• sporządzanie i prowadzenie dokumentacji przetargowej;
• przygotowanie procedury związanej z rozpatrywaniem protestów odwołań;
• sporządzanie sprawozdań z udzielonych zamówień publicznych;
• sporządzanie planu postępowań o udzielenie zamówień oraz zamieszczanie
  go na stronie internetowej urzędu;
• przewodniczenie komisji przetargowej.

3. Prowadzenie spraw związanych z promocją gminy:

• prowadzenie bieżącej współpracy z referatami urzędu i jednostkami organizacyjnymi gminy w zakresie planowania i przygotowywania materiałów do promocji gminy;
• przygotowywanie projektów umów i porozumień z zakresu świadczenia usług promocyjnych dla gminy;
• zamawianie i nadzór nad projektowaniem materiałów promocyjnych, wydawnictw, folderów;
• podejmowanie działań promocyjnych skierowanych do mieszkańców gminy polegających na upowszechnianiu wiedzy o gminie, jej historii, kulturze, zasobach
  i kierunkach rozwoju;
• archiwizowanie działalności promocyjnej i informacyjnej gminy.

Pracownicy Biura:

Dyrektor Biura:
Rafał Walczuk, tel. 83 8889 232

Pracownicy:
Emilia Borysiuk, tel. 83 8889 212
Paulina Szenejko, tel. 83 8889 232